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Velocidade é segurança

sexta, 25 novembro 2011 13:36   Hugo Sousa

Hugo_Sousa_-_GFI_PortugalO acesso à informação é, cada vez mais, um aspecto de extrema importância para a sobrevivência das organizações. Já não basta ter relatórios (documentos estáticos que se desactualizam no momento em que são emitidos). As organizações precisam de painéis de informação em tempo real (dashboards) para que consigam tomar decisões rápidas e seguras. Uma boa decisão fora de tempo compromete o sucesso. Um bom sistema de gestão documental é “a” infra-estrutura necessária para a construção de um sistema de informação de uma organização competitiva.

 

 

Porém, muitas organizações ainda não tiram partido destas soluções, apesar de toda a documentação, desde simples documentos recebidos por um funcionário, a processos complexos tratados transversalmente, se constituir como o centro do conhecimento da organização, sem a qual não é possível tomar decisões acertadas e em tempo útil. Não basta ter informação, é preciso tê-la quando e onde precisamos dela.

A utilização de um sistema de gestão documental permite o registo informático de toda a documentação, e da informação nela contida, existente na organização, desde documentos originais recebidos em papel, faxes, correios electrónicos, até aos documentos produzidos nas estações de trabalho de cada utilizador ou nos sistemas centrais. Toda a informação pode ser classificada e disponibilizada num sistema de gestão documental central, acessível a todos, de acordo com as permissões definidas para cada colaborador.

O acesso à informação deve estar disponível em qualquer posto de trabalho da organização, mas, tendo em conta o contexto e necessidade de mobilidade dos colaboradores, deve-se ainda prever a consulta de informação via dispositivos móveis, tais como tablets (iPad, Android…) ou smartphones.

Um sistema de gestão documental deve permitir a distribuição de documentos pelos departamentos ou grupos de trabalho, de forma a ser possível enviar documentos livremente, de forma flexível, assim como proceder ao seu despacho/parecer (decisão/instrução). Por sua vez, uma componente de workflow integrado permite aumentar a produtividade dos funcionários. O levantamento e implementação dos respectivos fluxos de trabalho permite automatizar o tratamento dos processos na organização.

A possibilidade de assinar digitalmente qualquer documento ou despacho é fundamental para garantir que toda a informação existente no sistema se encontra em conformidade com os requisitos legais. A generalização do Cartão de Cidadão é, actualmente, o meio mais simples de cumprir com este requisito.

A implementação de um sistema de gestão documental deve ser sempre encarada como um projecto estruturante da organização, incluindo todas as fases habituais; levantamento, implementação, instalação, configuração, formação e apoio aos utilizadores. Adicionalmente, o sistema de gestão documental deve assentar em tecnologias standard, de forma a garantir que os requisitos futuros, assim como as necessidades de integração com as outras aplicações existentes, sejam de fácil implementação.

Existem vários indicadores que podem ser utilizados para a análise das vantagens inerentes à implementação da gestão documental. Alguns podem ser utilizados para uma monitorização contínua dos processos. Podemos referir: O tempo médio de tratamento por tipo de processo; o número de processos tratados por dia, pela organização; o tempo de resposta tanto a solicitações internas como externas; contabilização de determinados consumíveis (papel, pastas, toner das fotocópias...); contabilização de recursos, associados ao arquivo, espaço físico, dossiers.

Ao contrário da limitação de velocidade numa qualquer estrada pública, numa organização do século XXI, é essencial a velocidade a disponibilidade. Rapidez no acesso à informação e também na disponibilização da mesma em qualquer local. Só as organizações que perceberem e adoptarem os adequados sistemas de informação [em tempo real] estarão aptas a sobreviver com distinção aos difíceis, mas desafiantes momentos em que vivemos.

Hugo Sousa
Application Services Manager
GFI Portugal

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